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作成日:2024/10/19
【採用担当者必見!】パートの事務スタッフ採用で応募者の「メール遅延&カメラオフ」で見落とせないリスクとは?

こんにちは。社会保険労務士の松本季一郎です。

今回は、パートの事務スタッフ採用活動において応募者の方とメールやオンラインでやり取りする中で、
「あれ?」と気になる行動が見られた場合の対応についてお話します。

具体的には、

  • メールの返信が遅い、または督促するまで返信がない
  • オンライン面談でカメラをオフにしている

といったケースです。


このような場合、採用担当者としてどのようなリスクを想定し、面談でどのような点を確認すべきでしょうか?



想定されるリスク

これらの行動から、以下のようなリスクが考えられます。

  • コミュニケーション能力不足: 連絡が遅れる、カメラをオフにするなど、コミュニケーションに消極的な可能性があります。
  • ITリテラシー不足: オンラインツールを使いこなすことに慣れていない、抵抗がある可能性があります。
  • モチベーション不足: 仕事に対する意欲や積極性に欠ける可能性があります。
  • 年齢による体力面・学習意欲の低下: 高齢者の場合、体力面や新しい知識・技術の習得に不安がある可能性があります。
  • 経験・スキルのミスマッチ: 応募書類だけではわからない、経験やスキルの不足がある可能性があります。
  • 採用後のトラブル: 上記のようなリスクが顕在化し、コミュニケーション不足や業務遂行能力の不足によるトラブルが発生する可能性があります。



面談で確認すべきポイント

リスクを最小限に抑えるために、面談では以下の点を確認しましょう。

  • メール遅延・カメラオフの理由: 丁寧に理由を尋ね、状況を把握しましょう。
  • コミュニケーション能力: 具体的なエピソードを交えて、コミュニケーション能力を評価しましょう。
  • ITリテラシー: 使用するシステムやツールを使いこなせるか、確認しましょう。
  • 仕事への意欲・責任感: 仕事に対する意欲や責任感、成長意欲について、深く掘り下げて質問しましょう。
  • 体力面・学習意欲: 体力面や新しい知識・技術の習得に対する不安がないか、確認しましょう。
  • 経験・スキル: 具体的な経験やスキルレベルを確認し、ミスマッチがないか見極めましょう。
  • 長期的なキャリアプラン: 長期的な視点で仕事に取り組めるか、確認しましょう。




具体的な質問例

・ メールの返信が遅れた理由について、お伺いしてもよろしいでしょうか?
・ オンライン面談でカメラをオフにされていたのは、何か理由があったのでしょうか?
・ 以前の職場で、同僚や上司とコミュニケーションを取る上で、工夫されていたことはありますか?
・ 仕事でミスをしてしまった時、どのように対応されましたか?
・ 新しいソフトやシステムを覚える際に、どのような方法で学習されますか?
・ 今回の仕事で、特にどのような点に魅力を感じられましたか?
・ 今後、どのようなスキルを身につけて、どのように成長していきたいと考えていますか?
・ 体力面や、新しいことを学ぶことに対して、不安に感じていることはありますか?
・ Excelの〇〇という機能を使った経験はありますか?具体的にどのような業務で使用しましたか?
・ 社内システムを使ったことはありますか?
・ 事務処理の経験について、詳しくお伺いできますか?
・ 当社で長く働いていただけますか?


評価ポイント

  • コミュニケーション能力: 質問に対して、分かりやすく、丁寧に答えているか。自分の意見をしっかりと伝えられているか。
  • ITリテラシー: 基本的なITツールを使いこなせるか。新しいシステムやツールを学習する意欲があるか。
  • 仕事への意欲・責任感: 仕事に対して前向きに取り組む姿勢があるか。責任感を持って業務を遂行できるか。
  • 体力面・学習意欲: 体力面や新しいことを学ぶことに対して、意欲的であるか。
  • 経験・スキル: 必要な経験やスキルを有しているか。
  • 人物像: 企業理念や社風に合致しているか。

面談の進め方

  • リラックスできる雰囲気作り: 応募者が緊張しないよう、和やかな雰囲気で面談を行いましょう。
  • 傾聴: 応募者の話をしっかりと聞き、共感する姿勢を示しましょう。
  • 質問: 質問は、具体的で分かりやすいようにしましょう。
  • 確認: 重要な点は、復唱して確認しましょう。
  • フィードバック: 面談の最後に、応募者に対して、感想や評価を伝えましょう。



採用後のフォロー体制

  • 定期的な面談: 定期的に面談を行い、業務の進捗状況や課題、悩みなどをヒアリングしましょう。
  • 研修制度: 必要なスキルを習得するための研修制度を設けましょう。
  • メンター制度: 先輩社員がメンターとなり、新入社員をサポートする体制を作りましょう。
  • 相談しやすい環境: 悩みや不安を相談しやすい環境を作ることで、早期退職を防ぎましょう。



よくある質問集

  • Q. メールで何度か連絡しても返信がない場合は、どうすればよいですか?
    • A. 電話で連絡を取るか、他の方法 (求人システムなどのメッセージ機能以外) で連絡を試みましょう。
  • Q. オンライン面談でカメラをオンにするようお願いしても良いですか?
    • A. 応募者の状況によっては、カメラをオンにすることが難しい場合もあるため、まずは理由を尋ね、状況を把握することが重要です。
  • Q. 面接で、応募者の年齢について触れてもよいですか?
    • A. 年齢による差別は禁止されていますが、体力面や学習意欲について確認することは可能です。ただし、質問の仕方には注意が必要です。




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執筆者紹介

松本 季一郎(まつもと きいちろう)

社会保険労務士。社労士事務所ネクストシーズン代表。運行管理者(貨物)。

21年の社会保険労務士経験を持ち、司法書士事務所での勤務経験から、民法、会社法、商業登記法、不動産登記法、民事訴訟法、判例などにも精通しています。

これまで全国9000社以上の経営者や総務担当者と面談し、人事労務に関する相談、就業規則作成、助成金申請などをサポートしてきました。

「相談しやすい」「親しみやすい」「労務に強い」「助成金の専門家」「経験豊富」「頼りになる」など、お客様から高い評価をいただいています。

特に、助成金申請のサポートでは、パワーショベルやミニバン、製造機械、洗車機などの購入費用や店舗の開設資金など、様々なケースで顧客を支援してきました。

顧客が笑顔で喜んでくれる瞬間、「この仕事をやっててよかった!」「これからも頑張ろう!」と、心からやりがいを感じます。

ちなみに、プライベートでは12年前から柔術にハマっていて、現在は青帯の2ストライプです。 (昔はグレイシー柔術って呼ばれてましたよね。格闘技好きならヒクソングレイシーは外せません!)

音楽も大好きで、サザンや秦基博、BOØWYはもちろん、徳永英明、藤井フミヤ、T-BOLAN、あいみょんなど、幅広く聴きます。 たまにボン・ジョヴィやメタリカでヘドバンすることも…(笑)

家では、愛猫のラグドールとサイベリアン(どちらも女の子)に癒されています。

でも、高いところは苦手で… 観覧車には乗れませんし、飛行機に乗る時は、両足を浮かせて座席に座り、死んだふりをしています(笑)

 



編集後記

最近、急に咳が止まらなくなり困っていました。 病院に行くほどでもないと思いつつ、咳が続くと体力的にもしんどいものです。

そんな時、ふと「濡れたハンカチで鼻を覆うと咳が止まる」という話を思い出しました。 半信半疑で試してみたところ… なんと、すぐに咳が止まったのです!

効果があった理由は定かではありませんが、 もしかしたら、鼻の粘膜が湿って刺激が和らいだのかもしれません。 あるいは、冷たい空気が直接喉に入らなくなったからかもしれません。

いずれにしても、簡単な方法で咳が止まって本当に助かりました。 咳に悩まされている方は、一度試してみてはいかがでしょうか?